Организационные документы: что это такое, их структура и требования к ним

Организационно-распорядительный документ: описание, виды, требования и особенности :

Организационно-распорядительные документы являются совокупностью актов, используемых в управленческой сфере. Они разделяются на три группы. Рассмотрим их подробнее.

Организационно-распорядительные документы: классификация

Предприятие использует в своей деятельности различные локальные акты. Система организационно-распорядительных документов включает в себя:

  1. Информационно-справочные материалы. К ним относят корреспонденцию (телеграммы, письма и пр.), объяснительные и докладные записки, акты, договоры, обзоры, заключения, справки и так далее.
  2. Организационные документы. Они определяют правовой статус и ключевые направления деятельности предприятия, учреждения, а также структурных подразделений. К ним относят правила, уставы, штатные расписания, инструкции, положения и пр.
  3. Распорядительные документы организации. Ими оформляются разнообразные поручения коллегиальных органов и должностных лиц. Вместе с этим данные акты выступают в качестве средств передачи письменных распоряжений конкретным лицам и подчиненным. К ним относят решения, постановления, приказы, указы и так далее.

Приведенный перечень не считается исчерпывающим. Организационно-распорядительными являются также документы по личному составу. К ним относят карточки, справки, заявления, характеристики. Отдельно выделяют протокол. Он сочетает в себе признаки справочно-информационного и распорядительного документа.

Общая характеристика

Каждый из указанных выше актов выступает как носитель конкретной информации. В соответствии с этим он содержит совокупность компонентов, целевое назначение которых нельзя назвать однозначным. Некоторые элементы включают в себя сведения, отражающие явления, в подтверждение которых составляются документы.

Другие компоненты несут информацию о самом акте, выступая в качестве его обязательных атрибутов. На каждом конкретном предприятии порядок, в соответствии с которым осуществляется оформление организационно-распорядительных документов, определяется в инструкции по делопроизводству.

Она разрабатывается компанией самостоятельно с учетом предписаний законодательства.

Система распорядительных документов

С помощью таких актов решаются ключевые административные вопросы. Распорядительный документ обеспечивает регулирование и координацию деятельности предприятия, способствует реализации задач, поставленных перед органами управления.

Издавать такие акты имеют право руководители любой компании вне зависимости от ее правового статуса, содержания и характера деятельности, компетенции, структуры и так далее.

Распорядительный документ содержит решение, идущее сверху: от управляющего органа к подчиненному, от директора предприятия к подразделениям и их работникам. Посредством таких актов реализуется функция администрирования по вертикали.

Типы актов

Согласно действующему законодательству, выделяются следующие виды распорядительных документов:

  1. Указания, приказы, инструкции. Их могут издавать административные работники предприятий.
  2. Решения. Эти акты принимаются в кооперативных компаниях.
  3. Распоряжения и постановления. Эти документы издаются в общественных организациях.

Специфика

Постановления, решения, приказы принимаются во всех случаях, касающихся необходимости вынести индивидуальный либо нормативный акт по ключевым вопросам компетенции предприятия. Указания, распоряжения издаются по оперативным задачам.

Они также необходимы для обеспечения исполнения решений, приказов и распоряжений. В юридическом смысле все виды распорядительных документов считаются правовыми актами. В них отражаются конкретные властные предписания, поступающие от субъектов управления.

Обратите внимание

Определенность их состоит в том, что посредством распорядительных документов решаются вопросы и проблемы, возникшие в сфере администрирования. В качестве адресатов выступают конкретные учреждения, должностные лица, структурные подразделения, рядовые работники.

Распорядительный документ является юридическим фактом, обуславливающим возникновение конкретных отношений административно-правового характера.

Основания

Распорядительный документ принимается в случае возникновения необходимости:

  1. Исполнить изданные нормативные, законодательные или иные акты вышестоящих структур либо решения самого предприятия, утвержденные ранее.
  2. Осуществить собственную управленческую функцию, обусловленную задачами и целями компании.

Подготовка актов

Существуют определенные нормативные требования к распорядительным документам. Выделяют три стадии их подготовки:

  1. Изучение вопроса и разработка проекта.
  2. Согласование.
  3. Подписание.

Структура

В тексте документа, как правило, выделяется две взаимозависимые части: констатирующая и распорядительная. Первая выступает в качестве введения в суть рассматриваемого вопроса. Она необходима для обоснования причин составления документа.

К примеру, здесь могут перечисляться события, факты, может пересказываться приказ вышестоящей структуры, для реализации которого утверждается данный акт. При этом могут указываться ссылочные (поисковые) данные. Констатирующая часть не считается обязательной, если отсутствует необходимость разъяснять основания принятия акта.

Основная смысловая нагрузка лежит на распорядительной части. Она излагается в форме повествования.

Особенности составления

В зависимости от типа документа распорядительная часть может начинаться по-разному. В коллегиальном постановлении, например, начало может быть: «Постановляет». В распоряжении – «Предлагаю», а в приказе, соответственно, — «Приказываю». Эти слова печатаются прописными буквами либо строчными вразрядку.

Так они зрительно отделяют констатирующую и распорядительную части. Эти слова располагают в отдельной строке с левой границы. Содержание распорядительной части начинается с новой строчки. В случае если текст предполагает указание на нескольких исполнителей либо разные по своему характеру действия, в нем используют нумерованные списки.

В каждом пункте прописывается ответственное лицо, задача и срок ее реализации. В приказах в последнем разделе указывается служащий, на которого возлагается контроль исполнения документа. Распоряжения и приказы должны подписываться руководителем либо заместителем директора.

Акт вступает в действие с момента его удостоверения либо доведения до сведения исполнителей. В некоторых случаях срок указывается в самом документе.

Дополнительно

Совместные однородные документы распорядительного характера нескольких организаций издаются в соответствующей форме. Например, это могут быть приказы или постановления.

Совместные распорядительные акты органов, обладающих полномочиями на принятие разных по форме документов, утверждаются в виде общего решения. Оно обладает таким же юридическим действием, как и единоличное.

Автор акта устанавливает форму, в которой содержание будет доведено до структурных подразделений, подведомственных предприятий и пр. При отсутствии указаний на это, организация решает данный вопрос самостоятельно.

Важный момент

Распорядительный документ может отменяться или изменяться. Для этого должен быть принят акт самим предприятием либо вышестоящей структурой. Этот документ также является распорядительным.

Действие акта может быть приостановлено уполномоченными органами. Если проект документа касается интересов других компаний, то он должен быть с ними согласован.

При наличии разногласий к нему прикладываются замечания или сопроводительное письмо, в котором они излагаются.

Унификация

Одной из ключевых задач делопроизводства считается упрощение работы с документацией, ускорение их оформления и составления. Решению этого вопроса в значительной степени способствует формирование стандартов. Ключевые требования к составлению документации основываются в первую очередь на предписаниях ГОСТов.

В стандартах предусматриваются общие правила для структуры актов, их обязательных реквизитов. Единообразию при составлении документов способствует максимальная трафаретизация и типизация текстов. Как правило, в актах обязательные реквизиты располагаются справа вертикально. Предприятие может использовать и продольный вариант их указания.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации обладает межведомственным характером.

Заключение

Организационно-распорядительная документация, таким образом, представляет собой совокупность актов, фиксирующих решения административных, управленческих вопросов, реализацию взаимодействия, регулирования и обеспечения работы властных структур, должностных лиц, предприятий, учреждений. Внутри комплекса выделяется три категории бумаг.

Среди наиболее распространенных организационно-распорядительных документов выделяют штатные расписания, правила, приказы, указы, распоряжения, решения, постановления, договоры. К ним также относят объяснительные и докладные записки, заключения и прочие. Каждый документ, используемый в организационно-распорядительной системе, является носителем определенной информации.

Они включают в себя разные элементы, отличающие их друг от друга. Как правило, предприятие при составлении актов руководствуется государственными стандартами, правительственными постановлениями, методическими рекомендациями и отраслевыми инструкциями.

Важно

При этом организация может разработать собственный порядок, в соответствии с которым будет осуществляться оформление распорядительных документов с учетом существующих предписаний.Состав реквизитов, используемых при подготовке и последующем составлении актов, установлен в ГОСТ Р 6.30-2003. Этот стандарт регламентирует унифицированную систему, определяет порядок оформления документации.

Вместе с этим указанный ГОСТ устанавливает правила написания реквизитов, схемы их расположения, отдельно указывает на те элементы, которые должны быть использованы при изготовлении унифицированных бланков.

Источник: https://BusinessMan.ru/new-organizacionno-rasporyaditelnyj-dokument-opisanie-vidy-trebovaniya-i-osobennosti.html

Требования к составлению и оформлению организационных документов

Одной из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности учреждений, организаций, предприятий является организация системы и процессов управления, т.е.:

— создание организации, включая выбор ее организационно-правовой формы;

— регистрация организации;

— установление ее структуры;

— определение ее штатной численности, номенклатуры должностей (количественное соотношение категорий руководителей, специалистов и технических исполнителей);

— регламентация деятельности структурных подразделений и сотрудников организации;

— формирование коллегиальных и совещательных органов управления;

— регламентация деятельности аппарата управления;

— лицензирование, при необходимости, отдельных видов деятельности;

— установление режима работы и системы охраны;

— организация и оценка труда работников;

— реорганизация организации;

— ликвидация организации и др.

Управленческая деятельность предприятий фиксируется в организационных документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющих статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности предприятия в целом, его подразделений и работников, их права, обязанности и ответственность и другие аспекты.

Организационные документы содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Эти документы являются правовой основой деятельности учреждения.

Организационные документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом – вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров) или руководителем структурного подразделения – в зависимости от вида и разновидности документа. Утверждаться организационные документы могут непосредственно руководителем, распорядительным документом руководителя или коллегиальным органом.

Организационные документы действуют вплоть до их отмены или замены новыми документами, за исключение штатного расписания, которое разрабатывается и утверждается ежегодно. Изменения в организационные документы вносятся посредством издания распорядительного документа, порядок внесения изменений зависит от вида организационного документа.

Разрабатывает организационные документы руководство учреждения или подразделения с привлечением юридической службы и квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу учреждения.

В процессе подготовки организационные документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования со всеми заинтересованными подразделениями и лицами.

К организационным документам относятся:

Учредительные документы – документы, на основании которых действуют юридические лица. К учредительным документам относятся учредительный договор и устав.

Учредительный договор

Совет

Учредительный договор – это договор, в котором стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. В договоре определены также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей из его состава.

учредительный договор по способу совершения является консенсуальным, поскольку вступает в силу после достижения соглашения сторон, а по своему назначению в управленческой деятельности – организационным документом.

порядок заключения, составления и оформления, вступления в силу, прекращение действия и другие юридические аспекты учредительного договора регламентируются законодательством РФ.

учредительный договор имеет сложную структуру и может состоять из следующих разделов:

— вводная часть;

— цель заключения договора;

— наименование и правовая форма организации;

Читайте также:  Как оформить титульный лист дипломной работы: советы и рекомендации

— предмет деятельности;

— место нахождения организации;

— обязанности участников (учредителей) по созданию юридического лица;

— порядок образования имущества;

— условия об ответственности конкретных участников (учредителей) по обязательствам созданного юридического лица;

— порядок распределения прибыли и погашения убытков;

— порядок управления делами юридического лица;

— права и обязанности участников (учредителей);

— ответственность за нарушение договора;

— условия и порядок выхода участников (учредителей) из состава организации и принятия новых членов;

— порядок рассмотрения споров;

— порядок изменения и расторжения договора, реорганизации и ликвидации юридического лица.

при необходимости учредительный договор утверждает устав, который дополняет договор и закрепляет организационно-правовой статус организации.

учредительный договор вступает в силу с момента его подписания, если в самом договоре не оговорен другой срок.

Устав

Устав – это правовой акт, определяющий статус, организационную структуру, цели, порядок и характер деятельности, функции и права предприятия или организации.

Устав оформляется на общем бланке и содержит следующие реквизиты:

— Наименование вида документа;

— Дата;

— Номер;

— Место составления или издания;

— Заголовок к тексту;

— Текст;

— Подпись;

— Печать;

— Гриф утверждения.

Текст устава имеет сложную структуру, состоит из разделов, которые нумеруются арабскими цифрами. Устав может содержать следующие разделы:

— общие положения;

— акционерный капитал (уставный капитал);

— порядок деятельности;

— управление;

— учет и отчетность; распределение прибыли;

— прочие накопления;

— прекращение деятельности.

Устав утверждается общим собранием учредителей или участников.

Обратите внимание

Общие требования к порядку составления, оформления и содержанию устава юридического лица даны в первой части гражданского кодекса.

Положение

Положение – это правовой акт, определяющий статус организации, порядок образования, права, обязанности и организацию работы учреждения или структурного подразделения, а также документ, определяющий порядок проведения отдельных мероприятий или регулирующий совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу.

Положение оформляется на общем бланке и содержит следующие реквизиты:

— Наименование вида документа;

— Дата;

— Номер;

— Место составления или издания;

— Заголовок к тексту;

— Текст;

— Подпись;

— Гриф утверждения;

— Гриф согласования (если необходимо);

— Печать (только на положении об организации).

Заголовок к тексту положения отвечает на вопрос «о чем?». Например, о министерстве, об Управлении имуществом и т.д.

Положение об учреждении подписывает руководитель учреждения, утверждает руководитель вышестоящего органа.

Положение о структурном подразделении подписывает руководитель структурного подразделения, утверждает руководитель организации.

Текст положения об учреждении или структурном подразделении может иметь разделы:

— Общие положения;

— Основные задачи;

— Функции;

— Права и обязанности;

— Руководство;

— Контроль, проверка и ревизия деятельности;

— Взаимоотношения, связи;

— Реорганизация и ликвидация.

Инструкция

Инструкция – это правовой акт, издаваемый в целях установления правил, регламентирующих специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений и служб, должностных лиц и граждан.

Инструктивный характер носит такой документ как правила.

Инструкция оформляется на общем бланке с заполнением следующих реквизитов:

— Наименование вида документа;

— Дата;

— Номер;

— Место составления или издания;

— Заголовок к тексту;

— Текст;

— Подпись;

— Визы согласования;

— Гриф утверждения.

Заголовок к тексту инструкции должен четко ограничивать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются требования инструкции.

Текст должен носить указующий характер, для чего используются четкие формулировки со словами должен, необходимо, следует, не допускается. Текст излагается от третьего лица или используется безличная форма.

Важно

Текст состоит из разделов, которые делятся на пункты, подпункты и нумеруются. Структура текста зависит от содержания инструкции, однако любая инструкция начинается с раздела общие положения.

В нем раскрываются цели издания инструкции, указывается область распространения, приводятся другие сведения общего характера.

Подписывает инструкцию руководитель подразделения, в котором она составлялась, утверждает – руководитель организации.

Регламент

Регламент – правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа. Регламент как и инструкция носит инструктивный, указующий характер.

Текст регламента состоит из разделов, имеющих самостоятельные заголовки и разбитые на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

Регламент коллегиального или совещательного органа определяет статус этого органа, порядок планирования работы, порядок подготовки материалов для рассмотрении на заседании, внесение материалов на рассмотрение, порядок рассмотрения материалов и принятия решения на заседании, ведение протокола заседания, оформление решений, порядок доведения решений до исполнителей, материально-техническое обеспечение заседаний.

Регламент оформляется аналогично инструкции и имеет тот же состав реквизитов.

Регламент утверждается руководителем организации или руководителем коллегиального органа.

В процессе подготовки регламенты проходят стадию обсуждения на заседании членами коллегиального или совещательного органа, а также согласование с заинтересованными подразделениями и юридической службой.

Источник: https://megaobuchalka.ru/4/15745.html

Организационные документы | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

В статье рассматривается система организационных документов: узнайте, какую функцию выполняют организационные документы, какими будут требования к организационным документам в 2016 году, кем осуществляется разработка организационных документов, какова структура организационных документов разных видов, а также какие основные организационные документы предприятия регламентируют порядок его работы.

Из этой статьи вы узнаете:

  • какими особенностями характеризуются все организационные документы и отдельные их виды;
  • какие требования в организационным документам предъявляет законодатель;
  • как происходит разработка организационных документов в 2016 году;
  • какие виды организационных документов существуют;
  • что представляет собой структура организационных документов.

Организационные документы регламентируют структуру и функции предприятия, его отдельных подразделений и служб. Кроме того, именно организационными документами устанавливаются права и обязанности всех должностных лиц.

Некоторые организационные документы предприятия издаются по требованию законодателя и считаются обязательными (например, устав или штатное расписание), другие — разрабатываются исключительно по инициативе руководства компании.

Система организационных документов

Система организационных документов в 2016 году представляет собой правовую основу деятельности любого предприятия и диктует сотрудникам всех уровней обязательные для исполнения положения.

Некоторые документы закрепляют цели и задачи предприятия, другие — устанавливают его статус, структуру, функции и штатную численность.

Точный состав комплекта организационных документов в каждом конкретном случае определяется  спецификой работы компании.

Особенности формирования в дела отдельных категорий документов — в тематической статье журнала «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Виды организационных документов

Деятельность юридических лиц регулируется разными видами организационных документов. Самые важные и наиболее часто разрабатываемые на практике виды организационных документов представлены:

  • уставом;
  • положениями;
  • штатным расписанием;
  • правилами внутреннего трудового распорядка;
  • инструкциями.

Наиболее строгие требования к организационным документам в 2016 году предъявляются, когда речь идет об уставе иштатном расписании.

Устав — свод ключевых правил, в соответствии с которыми организация осуществляет свою экономическую деятельность и строит взаимоотношения с другими учреждениями и физическими лицами.

Поскольку устав считается документом исключительной важности, правом его утверждения обладает только высший орган управления компанией.

Совет

Штатное расписание, которым закрепляется должностной и численный состав учреждения, должно содержать сведения не только сведения о количестве и наименованиях представленных в его структуре должностей, но и о количестве штатных единиц, месячном фонде заработной платы и всех должностных окладах.

Правила внутреннего трудового распорядка — локальный нормативный акт, в котором подробно прописываются внутриобъектный режим и порядок организации работы предприятия, права и обязанности его сотрудников, правила оформления командировок и отпусков. Документ составляется в соответствии с локальными нормами, поскольку законодатель не устанавливает конкретных требований ни к его содержанию, ни к реквизитам.

Внесение изменений в распорядительные документы организации

Состав организационных документов, описывающих конкретные правила поведения на рабочих местах (инструкций), характеризуется наличием распорядительных слов («должен», «обязан», «необходимо», «следует» и т. д.). Инструкции — документы длительного или постоянного действия. Обычно старая инструкция теряет силу после издания новой.

Состав положений регламентируется стандартом ГОСТ Р 6.30-2003. Каждое положение имеет установленную структуру текста, разрабатывается по указанию руководителя предприятия и посвящается определенной сфере деятельности (например, «Положение об оплате труда», «Положение об отпусках», «Положение о коммерческой тайне»).

Инструкция по делопроизводству: нюансы оформления анализируем вместе с экспертом

Разработка организационных документов

Должностные инструкции разрабатываются кадровой службой, инструкции по охране труда — соответствующим отделом или уполномоченным должностным лицом, например, инженером по охране труда. Инициатором разработки новых положений может выступать как директор компании, так и руководители ее отдельных структурных подразделений.

Кадровые документы в системе электронного документооборота

Проекты инструкций, положений, штатного расписания и правил внутреннего трудового распорядка проходят процедуру согласования с руководством предприятия и штатным юристом.

После завершения разработки новых локальных нормативных актов необходимо ознакомить сотрудников, деятельность которых в той или иной мере регламентируется утвержденными документами, с грядущими нововведениями.

Например, после замены ранее актуальной инструкции по охране труда новым документом нужно под роспись ознакомить с ним работников, на которых распространяется его действие.

Освойте в совершенстве правила регистрации документов

Структура организационных документов

Формуляры организационных документов снабжаются постоянными и переменными реквизитами.

Постоянные реквизиты — это, прежде всего, наименование вида документа (положение, устав, инструкция), полное наименование организации и эмблема.

К переменным реквизитам относят дату и место издания документа, заголовок и текст, гриф утверждения и печать, подписи и гриф согласования, регистрационный индекс и отметка о наличии приложения.

Обратите внимание

Структура организационных документов в 2016 году, равно как и содержание, во многом определяется их видовой принадлежностью. Так, стандартное положение, кем бы оно ни разрабатывалось, имеет сложную структуру и насчитывает несколько разделов: общие положения, функции, задачи, права, организация работы.

Штатное расписание оформляется на стандартном бланке предприятия, реквизиты которого соответствуют требованиям Госкомстата. Несмотря на отмену унифицированных форм первичной учетной документации, определенные нюансы при разработке собственного шаблона штатного расписания организация должна соблюдать.

Организационные документы по делопроизводству: облегчаем восприятие и продвигаем в массы

Структура должностной инструкции обычно включает общие положения, а также описание обязанностей, перечень прав и меры ответственности конкретного специалиста.

Структура и содержание устава зависят от формы собственности предприятия и  выбранного способа управления его деятельностью.

Самые строгие требования предъявляются законодателем к уставу унитарных государственных и муниципальных предприятий: документ должен всецело соответствовать нормам федерального закона №161-ФЗ от 14.11.2002г. («О государственных и муниципальных унитарных предприятиях»).

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210545-qqq-16-m6-organizatsionnye-dokumenty

Система ОРД. Организационные, распорядительные и информационно-справочные документы. — Организационные документы, их назначение и основные виды

Страница 9 из 11

Организационные документы, их назначение и основные виды.

Деятельность учреждений фиксируется в разных видах документов. Согласно действующему законодательству организации, учреждения и частные предприятия издают уставы, положения, инструкции, штатное расписание. Все эти виды составляют группу организационных документов.

Читайте также:  Стоит ли учиться на юриста: все за и против

Организационные документы — комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.

Устав предприятия — свод правил, регулирующих деятельность организа­ций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Важно

Устав — сложный документ, структура и содержание которого определяются самими разработчиками. Сам текст устава предприятия можно с известной долей условности разделить на шесть разделов.

Основные разделы текста устава:

1) общие положения;

2) организационное единство;

3) регламент деятельности;

4) финансово-материальная база;

5) отчетная и ревизионная деятельность;

6) порядок ликвидации и ответственность по делам организации.

Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти.

Уставы общественных организаций принимают и утверждают съезды этих организаций.

Уставы государственных предприятий утверждаются вышестоящими органами. Ниже предлагаем основные реквизиты, входящие в формуляр устава.

Реквизиты формуляра устава:

1) наименование министерства или ведомства;

2) название организации;

3) название вида документа;

4) дата, номер;

5) место издания;

6) гриф утверждения;

7) текст;

8) подпись руководителя.

В комплексе организационных документов коммерческих предприятий особое место занимают должностные инструкции.

Должностная инструкция — организационный документ длительного или постоянного срока действия, в котором определены научно-технические, финансовые стороны деятельности должностных лиц.

На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником.

Должностная инструкция разрабатывается начальником структурного подразделения, согласовывается с юристом и утверждается директором предприятия.

Основные разделы текста должностной инструкции:

1) общие положения;

2) должностные обязанности;

3) права;

4) ответственность.

В первом разделе указываются область деятельности специалиста; порядок его назначения на должность и освобождения от должности; квалификационные требования; подчиненность специалиста; нормативные документы.

Во втором разделе перечисляются конкретные виды работ, выполняемые специалистом.

В третьем разделе устанавливаются права, необходимые специалисту для выполнения возложенных на него обязанностей.

Совет

В четвертом разделе указывается, за что конкретно несет ответственность специалист.

Реквизиты формуляра должностной инструкции:

1) наименование министерства или ведомства;

2) наименование организации;

3) наименование вида документа;

4) дата, номер;

5) место издания;

6) заголовок в именительном падеже;

7) гриф утверждения;

8) текст;

9) подпись автора;

10) визы. (См. приложение 3).

Деятельность каждого учреждения, организации или предприятия определяется положением о нем.

Положение – это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений.

Положения бывают индивидуальные и типовые.

Индивидуальные – это положения о всех отделах, цехах, управленческих подразделениях, включенных в схему организационной структуры управления предприятием.

Типовые – это положения о цехах основного производства, структурных подразделениях.

Положения разрабатываются по указанию руководителей предприятия, по инициативе руководителей структурных подразделений.

Исполнитель составляет проект положения. Положение подписывают руководитель структурного подразделения (деятельность которого регламентируется), вышестоящий руководитель, которому подчиняется данное подразделение, и разработчик.

Проект положения согласовывается с юридическим отделом. Если проект вызывает возражения, замечания, они излагаются на втором экземпляре или на отдельном листе, приложенном ко второму экземпляру проекта.

Обратите внимание

Проект положения представляется на утверждение руководителю предприятия. Положение об организации утверждается распорядительным документом вышестоящей организации.

Датой положения является дата утверждения документа, если в тексте не указана другая дата.

Положение является сложным документом.

Структура и содержание положения, как правило, определяются учреждением-разработчиком.

Основные разделы текста положения:

1) общие положения;

2) основные задачи;

3) функции;

4) права;

5) организация работы.

Формуляр-образец ПОЛОЖЕНИЯ состоит из реквизитов:

наименование ведомства,

НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ,

наименование структурного подразделения,

гриф утверждения,

НАИМЕНОВАНИЕ ВИДА ДОКУМЕНТА — ПОЛОЖЕНИЕ,

дата, номер,

место издания (город),

заголовок,

текст,

подписи,

гриф согласования,

визы. (См. приложение 4).

Штатное расписание — один из основных видов организационных документов.

Штатное расписание — документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы.

Штатное расписание оформляется на бланке предприятия, указываются перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Подписывается штатное расписание заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. (См. приложение 5).

В грифе утверждения надо указать общую штатную численность предприятия и месячный фонд заработной платы.

Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации.

В соответствии с уставом предприятия разрабатывается его структура и определяется штатная численность, что закрепляется в соответствующем документе.

Важно

Структура и штатная численность — организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей.

Данный документ составляется на бланке предприятия, подписывается заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. (См. приложение 6).

Изменения в “структуру и штатную численность” вносятся приказом руководителя предприятия.

Правила внутреннего трудового распорядка — организационный документ, в котором отражаются следующие вопросы:

1) организация работы предприятия;

2) взаимные обязанности работников и администрации;

3) предоставление отпусков;

4) командирование сотрудников;

5) внутриобъектный режим.

Правила составляются на бланке предприятия, согласовываются путем обсуждения на собрании работников предприятия, визируются юристом и утверждаются руководителем предприятия.

При разработке текста этого документа необходимо руководствоваться Типовыми правилами внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций, утвержденными Постановлением Госкомтруда СССР от 20.07.84 № 213.

Источник: https://libsib.ru/deloprozvodstvo/sistema-ord-organizatsionnie-rasporyaditelnie-i-informatsionno-spravochnie-dokumenti/organizatsionnie-dokumenti-ich-naznachenie-i-osnovnie-vidi

Организационные документы

Организационные документы включают уставы, положения и инструкции.

Под уставом понимается свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере их деятельности.

Уставы должны содержать определенные положения, без которых государственная регистрация организации не допускается.

Так, в уставе должны быть определены: наименование организации, ее местонахождение, предмет и цели деятельности, порядок образования имущества или формирования уставного капитала, органы управления и контроля, условия реорганизации и прекращения деятельности и др.

Совет

Положения — нормативные акты, определяющие порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы структурного подразделения, комиссии, деятельность должностных лиц и т.п.

В отдельную группу можно выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу. Положения утверждаются в установленном порядке.

И уставы, и положения являются сложными документами, их структура и содержание обычно определяются учреждениями-разработчиками .

Инструкции — правовые акты, которые издаются в целях установления правил, регулирующих различные стороны деятельности организаций, их подразделений и служб, должностных лиц, граждан, а также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов.

Инструкция оформляется на общем бланке, утверждается специальным распорядительным актом или непосредственной подписью руководителя. При утверждении инструкции в распорядительном документе (например, приказе) устанавливается срок ее введения, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители.

Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов и лиц, на которых распространяются ее требования, например «Инструкция о ведении делопроизводства …».

Текст инструкции состоит из разделов, пунктов и подпунктов. Любая инструкция начинается с раздела «Общие положения», в котором указываются цели ее издания, области применения, порядок пользования, другие сведения общего характера. Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены новой).

Текст инструкции носит указывающий характер, поэтому в ней рекомендуются четкие формулировки с распорядительными словами: «должен», «следует», «необходимо», «не допускается», «рекомендуется» , «запрещается» и др. Излагается текст от третьего лица («Руководители должны анализировать…

») или в безличной форме («Повторным обращениям граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс…»).

Обратите внимание

Должностная инструкция имеет немаловажное значение в деятельности организации. Она должна разрабатываться руководителем структурного подразделения или ведущим специалистом, визироваться юристом, утверждаться руководителем учреждения/организации.

Должностная инструкция состоит из нескольких разделов.

В разделе «Общие положения» устанавливаются сфера деятельности конкретного работника (должности), порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности, замещение по должности во время отсутствия, называются квалификационные требования, подчиненность работника и должностные лица, которыми он руководит, перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности. В разделе «Функции» определяются основные направления деятельности работника в соответствии с его трудовым договором. В разделе «Должностные обязанности» перечисляются виды работ, возложенных на работника, и указывается форма его участия в процессе управления, например: руководит, утверждает, обеспечивает, подготавливает, рассматривает, исполняет, контролирует, согласовывает, представляет, курирует. В разделе «Права» определяются права, предоставляемые работнику для выполнения возложенных на него функций и должностных обязанностей по согласованию, подписанию и утверждению документов, по отношению к вышестоящему руководству, по представительству в других организациях, по отношению к другим руководителям структурных подразделений, по отношению к подчиненным подразделениям и отдельным работникам. В разделе «Ответственность» устанавливаются виды ответственности за несвоевременное или некачественное выполнение специалистом своих должностных обязанностей, неиспользование предоставленных ему прав, несоблюдение конфиденциальности служебной информации. Указывается также, в каких случаях работник несет материальную ответственность за причиненный ущерб, неправильную постановку учета и хранения материальных и денежных средств, документов.

В разделе «Взаимоотношения (связи) по должности» устанавливается круг функциональных служб и должностных лиц, с которыми данный конкретный работник вступает в официальные служебные взаимоотношения, обменивается информацией (могут быть указаны сроки получения и предоставления информации), определяется порядок подписания, согласования и утверждения документов.

После ознакомления инструкцию подписывает специалист, на которого она составлена.

Источник: https://psyera.ru/organizacionnye-dokumenty-1917.htm

Организационные документы

Организационные документы необходимы для того, чтобы создать организацию, установить её структуру, определить штатную численность, состав работников по должностям, определить функции структурных подразделœений, совещательных, коллегиальных органов, установить режим работы, осуществить организацию труда и распределœение обязанностей между работниками, определить порядок реорганизации и ликвидации организации. Организационные документы, чаще всœего, представлены уставами, положениями, в т.ч. о структурных подразделœениях, инструкциями, в частности на ДЛ, правилами.

К организационным документам относятся:

Ø учредительный договор;

Ø устав организации;

Ø положение об организации;

Ø положение о структурных подразделœениях, коллегиальных и совещательных органах;

Ø регламенты работы, Правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале;

Ø структура и штатная численность;

Ø штатное расписание;

Ø инструкция по определœенным направлениям деятельности;

Ø должностные инструкции работников;

Ø памятки.

Любой организационный документ содержит положения, которые обязательны для исполнения. Фактически организационные документы реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации.

Организационный документ оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида.

Заголовок к тексту в организационных документах должен согласовываться с наименованием вида документа:

Устав (чей?) Московского политехникума;

Читайте также:  Все о программах обмена для студентов

Инструкция (о чем?) о ДОУ;

Положение (о чем?) о Совете директоров;

Положение (о чем?) о Министерстве труда и социального развития РФ;

Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка;

Должностная инструкция (кого?) бухгалтера;

Штатное расписание (чьё?) аппарат Комитета;

Структура и штатная численность (чего?) центрального аппарата Министерства на ….. год.

Датой подписания организационных документов является дата͵ проставляемая в бланке на месте реквизита 08. Подписывает организационный документ, как правило, руководитель организации (устав) или структурного подразделœения (должностную инструкцию). Особенностью организационных документов является то, что они вступают в силу только после их утверждения.

Организационные документы могут утверждаться руководителœем организации или структурного подразделœения путем проставления грифа утверждения на самом документе или распорядительным документом (протоколом собрания).

Важно

Утверждение организационных документов другим документом может проводиться и вышестоящей организацией.

Организационные документы, как правило, имеют сложную структуру текста͵ состоящую из разделов (иногда и подразделов), имеющих собственные заголовки и разделœенных на пункты (подпункты), нумеруемые арабскими цифрами. Наименования разделов у каждого вида организационных документов разные. К примеру, в инструкции наименования разделов зависят от того, какое направление деятельности освещается в данной инструкции.

Содержание текста организационных документов должно соответствовать действующему законодательству, в связи с этим в этой группе организационно-распорядительных документов наиболее часто применяются типовые и примерные организационные документы.

Для разработки конкретных документов в организации привлекаются наиболее квалифицированные специалисты и руководители структурных подразделœений. Организационные документы проходят установленный в организации порядок согласования и проверку на соответствие действующему законодательству.

Согласование осуществляется со всœеми заинтересованными подразделœениями и лицами, с юридической службой (юрисконсультом), заместителями руководителя организации или одним из заместителœей, курирующем определœенное направление деятельности организации.

Организационные документы действуют до их отмены или замены новыми. Особенностью организационных документов является то, что в них можно вносить изменения и дополнения в том случае, когда нет крайне важно сти перерабатывать весь документ. В случае реорганизации организации разрабатываются новые организационные документы, которые проходят установленный порядок согласования и утверждения.

К основным организационным документам относятся учредительные документы — учредительный договор, устав или положение.

Общие положения, определяющие наименование вида учредительного документа͵ порядок составления и содержание текста͵ приведена в ГК РФ.

В тексте учредительных документов должно содержаться

· наименование юридического лица, содержащее указание на его организационно-правовую форму; наименования некоммерческих организаций, а также унитарных предприятий и в предусмотренных законом случаях других коммерческих организаций должны содержать указание на характер деятельности юридического лица;

· место нахождения юридического лица, ĸᴏᴛᴏᴩᴏᴇ определяется местом его государственной регистрации, в случае если в соответствии с законом учредительных документах юридического лица не установлено иное;

· предмет и цели деятельности юридического лица (для некоммерческих и унитарных предприятий);

· порядок управления деятельностью юридического лица;

· другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида.

  • — Организационные документы маркетинговых исследований

    Каждое маркетинговое исследование должно документально оформляться. Кроме технических документов (анкет, опросных и наблюдательных листов, инструкций и др.) следует оформлять и организационные документы, а именно план маркетингового исследования (или программу его… [читать подробнее].

  • — Организационные документы

      Организационные документы включают уставы, положения и инструкции. Под уставом понимается свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере их деятельности. Уставы должны… [читать подробнее].

  • — Организационные документы

    РАЗДЕЛ 2. Особенности составления и оформления организационных и распорядительных документов Организационные (положение, устав, инструкция, правила) доку­менты определяют правовое положение и основные задачи учреждений, ор­ганизаций, предприятий и их структурных… [читать подробнее].

  • — Организационные документы

    РАЗДЕЛ 2. Особенности составления и оформления организационных и распорядительных документов Организационные (положение, устав, инструкция, правила) доку­менты определяют правовое положение и основные задачи учреждений, ор­ганизаций, предприятий и их структурных… [читать подробнее].

  • — Организационные документы и порядок их оформления

    Необходимо сказать, что организационные документы являются внутренними документами. По сравнению с информационными эти документы обладают высшей юри­дической силой, поскольку они регламентируют права и обязанности субъектов, от них зависят эффективность работы фирмы,… [читать подробнее].

  • — Организационные документы

    Тема 4 Составление и оформление организационно-распорядительных документов Отметка о переносе данных на машинный носитель Отметка об исполнении документа и направлении его в дело Отметка о заверении копии При заверении копии… [читать подробнее].

  • — Организационные документы.

    Раздел 2. Общие правила оформления документов Лексика Нормы официально-делового стиля. Деловой стиль – это арсенал лексических (словесных и грамматических) средств, которые помогают говорящему и пишущему подчеркнуть официальных… [читать подробнее].

  • — Организационные документы.

    1.2.1. Уставы. Под уставомпонимается свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязаности в определенной сфере государственного управления или хозяйственной… [читать подробнее].

  • — Организационные документы

    Понятие и состав ОРД. Организационные документы ДОКУМЕНТЫ (ОРД) ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ Характеристика основных положений стандарта СТБ 6.38 – 2004 МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ ПО ПРАКТИЧЕСКОМУ… [читать подробнее].

  • — Вопрос 2. Организационные документы

    Требования к изготовлению, учету и хранению гербовых бланков Бланки документов с воспроизведением Государствен­ного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (далее гербовые бланки) являют­ся полиграфической продукцией, подлежащей учету. … [читать подробнее].

  • Источник: http://referatwork.ru/category/proizvodstvo/view/324850_organizacionnye_dokumenty

    Работа с организационными документами

    Вопрос организации работы с организационными документами очень важен, поскольку именно организационные документы охватывают основные виды деятельности предприятия. Различные фирмы по разному определяют, что представляет собой данный вид документации.

    Одни компании определяют организационные документы как вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц, другие вкладывают в определение иной смысл, полагая, что организационные документы реализуют нормы административного и гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и строго обязательны для исполнения. Организационные документы также определяют как комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.

    В состав организационных документов также включают различные группы документации.

    Некоторые компании включают в состав организационных документов такие документы, как устав, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении учреждения, организации, предприятия, должностная инструкция работнику, отделяя их от распорядительных документов: приказы, распоряжения, указания, инструкции.

    Совет

    Вместе с тем, Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), утвержденный Комитетом Российской Федерации по стандартизации метрологии и сертификации № ОК 011-93, введенный в действие 01.07.1994 определят следующие виды организационных документов:

    КОД НАИМЕНОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЦИИ
    0200000 УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
    0211000 Документация по созданию организации, предприятия
    0211031 Договор об аренде
    0211071 Заявление на государственную регистрацию
    0211072 Заявление в финансовые органы об открытии расчетного счета
    0211073 Заявление об исключении из  состава членов колхоза (совхоза)
    0211101 Письмо об  изготовлении  печати, штампа
    0211111 Положение о структурном  подразделении
    0211151 Приказ о создании предприятия
    0211152 Приказ о выходе из совхоза
    0211161 Протокол общего собрания (конференции)   трудового   коллектива предприятия о создании
    0211162 Протокол общего собрания  членов кооператива об утверждении устава
    0211163 Протокол заседания     правления колхоза
    0211171 Распоряжение Главы администрации территории  о предоставлении земельного участка
    0211191 Свидетельство о регистрации
    0211231 Устав
    0211241 Учредительный договор
    0212000 Документация по реорганизации организации, предприятия
    0212151 Приказ о реорганизации
    0212161 Протокол общего собрания (конференции)  трудового  коллектива о реорганизации
    0212181 Решение Совета директоров (Правления) о реорганизации
    0213000 Документация по ликвидации организации, предприятия
    0213011 Акт о ликвидации
    0213101 Письмо с сообщением о ликвидации
    0213102 Письмо участника  о  выходе   из совместного предприятия
    0213151 Приказ о ликвидации  и  создании ликвидационной комиссии
    0213181 Решение Совета директоров (Правления) о ликвидации
    0213161 Протокол общего собрания (конференции)  трудового  коллектива о ликвидации
    0214000 Документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий
    0214061 Заявка на участие в конкурсе
    0214161 Протокол общего собрания (конференции)   трудового   коллектива предприятия
    0214191 Свидетельство о регистрации
    0251000 Документация по распорядительной деятельности организации, предприятия
    0251121 Постановление коллегиального органа  по  вопросам основной деятельности
    0251151 Приказ по вопросам основной деятельности
    0251152 Приказ о  распределении  обязанностей между руководством
    0251161 Протокол коллегиального   органа по вопросам деятельности
    0251221 Указание по  вопросам   основной деятельности
    0252000 Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия
    0252031 Договор  на  производство  работ (оказание услуг)
    0252051 Должностная инструкция
    0252111 Положение о структурном  подразделении
    0252131 Правила  внутреннего   трудового распорядка
    0252211 Структура и штатная численность
    0252251 Штатное расписание
    0253000 Документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия
    0253011 Акт по  вопросам  основной  деятельности
    0253101 Письмо по  вопросам     основной деятельности
    0253201 Справка по вопросам  основной  и кадровой деятельности
    0281000 Документация по приему на работу
    0281071 Заявление о приеме на работу
    0281081 Контракт о назначении  на  должность
    0281151 Приказ о приеме на работу
    0281161 Протокол общего собрания  трудового  коллектива о приеме на работу
    0282000 Документация по переводу на другую работу
    0282071 Заявление о  переводе  на другую работу
    0282141 Представление   о  переводе   на другую работу
    0282151 Приказ о   переводе   на  другую работу
    0283000 Документация по увольнению с работы
    0283071 Заявление об увольнении
    0283151 Приказ об увольнении
    0283161 Протокол общего собрания  трудового коллектива об увольнении
    0284000 Документация по оформлению отпусков
    0284021 График отпусков
    0284071 Заявление о  предоставлении  отпуска
    0284151 Приказ о предоставлении отпуска
    0285000 Документация по оформлению поощрений
    0285141 Представление о поощрении
    0285151 Приказ о поощрении
    0285161 Протокол общего собрания  трудового коллектива о поощрении
    0286000 Документация по оформлению дисциплинарных взысканий
    0286041 Докладная записка  о   нарушении трудовой дисциплины
    0286091 Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины
    0286151 Приказ о наложении  дисциплинарного взыскания
    0286161 Протокол общего собрания  трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания

    В целом, представленную классификацию можно укрупнено разделить на две большие группы: общая документация, связанная с организацией работы, в том числе созданием, реорганизацией и ликвидацией юридического лица; кадровое делопроизводство.

    В компании часто ведутся не все документы, например, такие документы как протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания, указания по вопросам основной деятельности. Данные документы не являются обязательными для предприятий и их ведение не регламентировано.

    Некоторые документы не указаны в данном списки, такие, как лицензии, сертификаты, коллективный договор и другие.

    Требования к оформлению организационных документов

    Источник: http://lawedication.com/blog/2010/01/19/rabota-s-organizacionnymi-dokumentami/

    Ссылка на основную публикацию